【第3の習慣】最優先事項の選択で、より効果的な人生を歩める!

最優先事項で効果的な人生を歩める


こんにちは、ゆきじゃ(@yukizyajbcc)です!

本記事では、7つの習慣という名著のうちの第3の習慣、「最優先事項を優先する」に関する詳細記事となっております。

仕事面やプライベート面双方問わず、長きに渡る人生の中で必ず、この「最優先事項を優先する」という選択をしなければならない時期というのは誰でも必ず訪れます。

もしこの本をきっかけに最優先事項を極めることが出来れば、仕事面プライベート面双方においてもうまくいくことが次第に多くなり、そして人生を効率的に生き抜くことは必ず可能になることでしょう!

またツイッターの方でも、定期的につぶやくbotを使って以下のように呟いたりもしております。

ここからは、第3の習慣の一部概要の他、緊急度は低いが重要度が高い「第2領域」の方が良い理由、マネージャー(経営者視点)で仕事を管理することや全面的なデリケーションが可能の理由などを中心に述べていきます。

第3の習慣は、知的創造で思い描いたビジョンを形あるものにする習慣である。

第3の習慣パーソナルマネジメントの原則

この本によりますと、この第3の習慣「最優先事項を優先する」は、第2の創造、すなわち「知的創造で思い描いたビジョンをかたちあるものにする物的創造の習慣である」というふうにも述べられております。

また、「第1の習慣と第2の習慣で身につけたことを実践し、個人的な結果を得る習慣である」とも述べられていることから、第3の習慣を身につけるには第1と第2の習慣の土台が不可欠であるとも言えるでしょう。

第1の習慣が身についていれば、「子どもの時に与えられた常識と今の社会常識は間違っている。このような効果のない脚本は好まず、自分で書き直すことができる」と言えるようになります。

そして第2の習慣も身についていれば、頭の中で思い描く能力、あなたの内面に潜在する能力を見抜くことができ、自分の将来のビジョンに触れることも可能になりますね。

この2つの習慣の土台を築きつつ、自分自身を効果的にマネジメントする第3の習慣を実践することによって、誰でも毎日原則中心の生き方が出来るようにもなるようです。

以下は僕なりにまとめた記事ではありますが、第1と第2の習慣についても記事化しておりますので、第1と第2の習慣の土台を築く際にぜひ参考になれば幸いでございます^^

関連記事:【第1の習慣】主体的であれば、ポジティブを引き寄せられる。
     【第2の習慣】人生の終わりを思い描けば、有意義に歩める。

右脳でリーダーシップ、左脳でマネジメント

私たちの活動ではほとんどの場合、右脳ばかり使っているのが現状なのですが、第3の習慣を実践していく上では、左脳も右脳と同じくフルに活用していく必要があるようです。

この本の著者によりますと、第3の習慣の効果をより最大化するためには、右脳でリーダーシップ、左脳でマネジメントが良いと述べられており、それぞれの意味合いについては以下のようになりますね。

リーダーシップ:「優先すべことは何か?」を決め、実行すること。

マネジメント:その大切にすべきことを日々の生活の中で優先して行えるように、自分を律して実行すること。


ちなみに数々の成功者たちにも、このリーダーシップとマネジメント双方をフルに活用しているという共通点もあり、そして成功していない人たちの嫌がることを実行に移す習慣も身についていることもほとんどのようですね。

リーダーシップの他、マネジメントもフルに活用することが出来れば、自分自身を十分に律することが可能となり、感情や衝動、気分に流されずに自分の価値観を優先できる意思と誠実さを持ち合わせながら生きていくことが可能になるでしょう!

時間管理の四つの世代について

第3の習慣4つのマトリック

この本の著者も、時間管理の本質を一言で言うなら「優先順位をつけ、それを実行する」に尽きるとも述べており、優先すべきことをどのようにして実行するかがポイントになるそうです。

最優先事項を決定する中では、時間よりも自分自身を管理することの方が大切で、その中で人間関係を強くしながら結果を出すことも大切になってくるそうです。

ちなみにこの本によれば、時間管理の中心をなす考え方を、以下の4つに分けることも出来るそうです。

【時間管理の四つのマトリックス】

●第1領域(緊急度が高く、かつ重要度も高い)
 活動:危機への対応。差し迫った問題。期限のある仕事

●第2領域(緊急度は低いが、重要度は高い)
 活動:予防、PCを高める活動。人間関係づくり。新しい機会を見つけること。準備や計画。心身をリラックスさせること。

●第3領域(緊急度は高いが、重要度は低い)
 活動:飛び込みの用事、多くの電話。多くのメールや報告書。多くの会議。無意味な接待や付き合い。期限のある催し物。

●第4領域(緊急度は低く、かつ重要度も低い)
 活動:取るに足らない仕事、雑用。多くのメール。多くの電話。暇つぶし。快楽だけを追求する遊び。


活動を決める要因は2つに分けることができ、それぞれ緊急度と重要度に分けられます。

緊急度とは、今すぐに取りかからなければならない活動を意味し、一方重要度は結果に関係するようで、重要な用事はあなたのミッション、価値観、優先度の高い目標の実現につながるものであるようですね。

第1領域中心の人は、常に危機に追われている。

第1領域ばかり意識していると、その領域ばかりがどんどん大きくなり、やがて自分自身までもがその領域に支配されてしまうようです。

例えるならば、それは浜辺に打ち寄せる波のように大きな問題が打ち寄せ、そしてあなたを押し倒しては引いてゆき、何とか起き上がったと思ったらまた次の波が打ち寄せてきてまた倒れる、という繰り返しをした生き方をです。

割合として危機に追われる人たちは、おおよそ90%が第1領域に費やされ、残りの10%は第4領域に費やされるといった生き方のようです。

第1領域の人の活動と結果

●第1領域(緊急度が高く、かつ重要度も高い)
 活動:危機への対応。差し迫った問題。期限のある仕事

→結果
 ・ストレスが溜まる
 ・燃え尽きる
 ・危機管理
 ・火消しに追われる


第3領域と第4領域中心の人は、根本的に無責任な生き方をしている。

「会社の飲み会も仕事の一部だ!」と上司に付き合うように、緊急だが重要ではない第3領域の用事を第1領域と思い込み、それに多くの時間を費やしてしまう人も結構多いかと思います。

これも緊急だから重要なのだというふうに思い込み、緊急の用事に対してほぼすべてに反応してしまい、自分の貴重な時間をそれにほとんど使ってしまうという人も、中には結構いることでしょう。

しかしそれらの用事は、自分にとって緊急なものではなく、ほとんどは他者の仕事の優先順位から来ているもので、そして他者から早く対応してほしいと期待されている意味なのだとこの本では述べられているそうですね。

話が変わりますが、第3領域と第4領域だけに使っている人は、根本的に無責任な生き方をしていることの方が多いという特徴もあるようですね。

第3領域と第4領域の人の活動と結果

●第3領域(緊急度は高いが、重要度は低い)
 活動:飛び込みの用事、多くの電話。多くのメールや報告書。多くの会議。無意味な接待や付き合い。期限のある催し物。

→結果
 ・短期的な視野に陥る
 ・危機管理
 ・八方美人に見られる
 ・目標や計画を無意味に感じる
 ・周りに振り回され、被害者意識を強くする
 ・人間関係が浅くなり、壊れることもある


●第4領域(緊急度は低く、かつ重要度も低い)
 活動:取るに足らない仕事、雑用。多くのメール。多くの電話。暇つぶし。快楽だけを追求する遊び。

→結果
 ・無責任な生き方
 ・仕事を解雇される
 ・他者や社会に依存して生きる


効果的な生き方をしている人は主に第2領域に時間をかけ、そして第1領域を縮め続けている。

第3の習慣第2領域

効果的な生き方をしている人は、無責任な生き方である第3領域と第4領域を避けようとし、出来るだけ第2領域の活動に時間をかけ、第1領域の割合を小さくしようとするようです。

第2領域はまた、効果的な人格を磨いていくための領域でもあるようで、具体的な活動例として、長期的な計画をたてる、身体を鍛える、予防メンテナンスを怠らないなどがあります。

こういった活動は、やらなければいけないことだと分かっていても、ついつい後回しにしてしまうことばかりの用事であり、効果的な生き方の出来る人は、これらの活動に時間をかけていることが多いという特徴もあるようです。

このように、機会に餌を与えて問題を飢えさせる感じで先を見て対策を講じることで、第1領域の危機や緊急事態に直面してもすぐに対処できることも可能なのだそうですね。

また他の領域の人たちよりも、第1領域に直面する確率が低いという特徴もあることから、これは仕事面プライベート面双方においても、第2領域の活動を適応させることも可能のようですね。

第2領域の人の活動と結果

●第2領域(緊急度は低いが、重要度は高い)
 活動:予防、PCを高める活動。人間関係づくり。新しい機会を見つけること。準備や計画。心身をリラックスさせること。

→結果
 ・ビジョン、視点
 ・バランス
 ・規律
 ・コントロール
 ・危機が少なくなる


第2領域に使える時間を作るには、他者からの用事にきっぱりと「ノー」と言えることが大切。

第3の習慣「ノー」と言う大切さ

第2領域に使える時間を作るためには、第3と第4の習慣の時間を削ることが必要で、そのために自分から主体的に取り組む必要があります。

特に他者からの用事に対してはきっぱりと「ノー」と言えることが何よりも重要であり、これが出来なければ、あなたはすぐに第1と第3領域にすぐに飲み込まれてしまう羽目になるようです。

あなたが他者からの用事に対し、今までになんとなく「イエス」と答えていたのならば、あなたにとってそれははるかに大切で、人生そのものに関わる事柄を今まで逃しまくっていたことを意味するのではないでしょうかね?

きっぱりと「ノー」と言えない人は、計画に従って行動するよう自分自身を律することが出来ないと思われがちですが、本当は自分に対して優先順位を決められないということが一番の問題点であるということが多いようです。

第1と第3領域に押しつぶされる日々を送り続け、そのまま高齢になった時に「あの時もっと楽しんでいればなあ・・・」と後悔しないようにするためにも、きっぱりと「ノー」と言える強い意志の力を持つことは何よりも重要です!

第2領域に生きる

ここで私的成功の習慣をコンピューターに例えるならば、第1の習慣が「あなたはプログラマーである」、第2の習慣が「あなたがプログラムを書く」に対し、第3の習慣は「あなたがプログラムを実行する」あるいは「プログラム通りに生きる」という意味合いになると述べられております。

そしてプログラム通りに生きるには、意思や自制、誠実さの他、あなたの目標やスケジュール、もっとも深い価値観に従って生きる覚悟なども必要になってくるようです。

でも、第2の習慣の原則中心の生き方が出来ていれば、第2領域の大事な活動力が圧迫されることがほとんどなくなり、自分の指針と知恵を働かせて優先すべきことを優先させることも可能になります。

また、第2の習慣があなたの頭と心に深く根づくことによって、様々な場面でも柔軟に適応することができ、変更を強いられた場面が訪れても罪悪感を感じることもほとんどなくなるようにもなるそうですね。

自分からのデリケーションを高めるために

第3の習慣デリケーション

すべてのことを達成するためには、自分の時間を使って実行するか、人に任せるかのどちらかしかなく、自分の時間を使う時は効率性を考え、人に任せるときは効果性を考えることが最も大切となってきます。

デリケーションとはちなみに、マネージャー(経営者視点)として仕事を管理するということを意味するのですが、人に頼むとかえって時間がかかるし労力も使うからというふうに、このデリケーションを嫌がる人が圧倒的に多いようです。

しかし、人に効果的に任せることが出来れば、自分の能力を何倍にも生かすことができ、その間にもあなたは自分にとってもっとも重要な活動にエネルギーを注ぐことも可能になるようです。

ちなみにデリケーションはテコの原理で考えることができ、自分がスタッフとして何が何でもやると、それに等しい結果しか出ないが、逆にマネージャーとして他人に仕事を任していけば、テコの支点は結果の近くに行って何倍もの結果を出すことが出来るようです。

このデリケーションにも種類が2種類あり、それぞれ使い走りのデリケーションと全面的なデリケーションと分けられるようです。

使い捨てのデリケーション

使い走りのデリケーションは、「これを取ってこい、あれを取ってこい、これをしろ、あれもしろ、終わったら私を呼べ」というやり方で、ほとんどの人はこの使い走りのデリケーションで仕事をこなしているのが現状です。

しかしこういった人がマネージャーに昇進しても、他者が結果に対して決意出来るような全面的なデリケーションの仕方を知らないため、他者を従える立場になってもそのまま使い走りのデリケーションを行っていくことでしょう。

その結果、仕事のやり方をいちいち指定して管理する羽目になり、結果に対する責任でも自分で全ての責任を背負うことにもなるので、思わね成果を発揮して結果を出すということはまず不可能に等しいでしょう。

これは仕事面プライベート面双方にも言えることでめあるため、他者に対してデリケーションをしていくなら、相手の自覚、創造、良心、意志を尊重していく必要がありますね。

全面的なデリケーション

 
全面的なデリケーションは、手段ではなく結果を重視するもので、手段は自由に選ばせて、結果に責任を持たせるといったやり方のようです。

初めは時間がかかってしまうのが欠点ですが、その時間は決して無駄にはならず、全面的なデリケーションを続けていれば、やがてはテコの作用が増して行って大きな結果につながることが出来るようです。

全面的なデリケーションを行う際には、次の5つを明確にし、何が期待されているのかというのをお互いに理解して納得していく必要があるようです。

【他人に全面的なデリケーションを行う上での5つの事項】

●望む成果
 何を達成しなければならないのかをお互いにはっきりと理解する。何を達成するかであって、どうやって達成するかではない。手段ではなく結果について、時間をかけて納得するまで話し合う。望む結果をお互いに思い描く。相手がその結果をイメージし、明確にできるように、成果がどのように見えるか具体的な文章で表現し、いつまでに成し遂げる必要があるのか期限も決めておく。

●ガイドライン
 守るべき基準やルールがあれば、明確にしておく。手段を細かく指示することにならないように、ガイドラインはできるだけ少ない方が良いが、絶対に守らなければならない制約があるならば伝える。
 失敗しそうなところ、してはいけないことを指摘するのであって、すべきことを指示するのは控える。任せる相手に責任を持って最後までやらせたいなら、ガイドラインの範囲内で必要なことを自由にやらせることが大切である。

●リソース
 望む結果を達成するために使える人員、資金、技術、組織、リソースを明確にしておく。

●アカウンタビリティ
 成果を評価する基準を定め、仕事の進歩の報告を求める時期、評価を行う時期を具体的に決めておく。

●評価の結果
 評価の結果として、良いことも悪いことも具体的に話しておく。金銭的、精神的報酬が期待できるのか、仕事が拡大するチャンスがあるのか、組織全体のミッションに影響する結果なのかどうかを明確にする。

7つの習慣 235-236ページより


信頼ほど人にやる気を起こさせるものはなく、全面的なデリケーションが正しく出来れば、任せた方にも任された方にも収穫が可能で、遥かに少ない時間で遥かに多くのことが出来るようにもなるようです。

全面的なデリケーションを行うようにするためには、マネジメントとしての内面の能力を身につける必要もありますが、1度その能力が身についてしまえば、その後もずっと全面的なデリケーションを発揮し続けることが可能になるでしょう!

最後に:最優先事項は、効果的な人生を歩む際には必須のスキルです!

第3の習慣実践編

いかがだったでしょうか?

以上で、7つの習慣のうちの第3の習慣「最優先事項を優先する」についての中身を、若干の僕の考えも踏まえて一部解説してみました。

最優先事項が完全に身につくまでには、それなりの時間と経験を要しますが、1度身についてしまえば、より効果的な人生を歩むことが可能になります。

そのためには、中盤でも述べた緊急度は低いが重要度は高い「第2領域」に時間を注ぎ、非常事態が来た時に備えて蓄えておくことがより重要となってきます。

もしあなたが、緊急事態が来ても困ることなく、より効果的な人生を歩んでいきたいと思うならば、この「最優先事項を優先する」というスキルは必須のスキルになります。

このスキルは、努力すれば誰でも身に着けることができ、同時に全面的なデリケーションを行うことも可能になるので、第1と第2の習慣の土台を築きつつ、一人でも多く「最優先事項を優先する」を身につけていければ良いなあとも僕は思いました!

曖昧な表現も多々ありましたが、本記事を最後まで購読していただき、誠にありがとうございましたm(__)m